¿Cómo tener una oficina optimizada digitalmente?

La tecnología tiene sentido en una oficina cuando contribuye a mejorar su productividad y eficiencia. Solo bajo este escenario, podemos empezar a hablar de una oficina digitalizada de forma adecuada. Pero para que sea así, es necesario llevar a cabo diferentes iniciativas para pasar de un sistema analógico y más tradicional a otros de más digitales, mucho más acordes a la realidad actual.

Afortunadamente, existen una gran cantidad de herramientas y soluciones que nos ayudarán a potenciar la digitalización de nuestra empresa. Es adecuado primero saber qué queremos conseguir con ello, cuál es el objetivo que queremos alcanzar, ya que incorporar nuevas tecnologías sin propósito alguno no potencia la digitalización de una empresa. Al contrario, significa un gasto innecesario y enfocar nuestro negocio de forma errónea. Por tanto, debemos ser conscientes  de la necesidad de que cualquier implementación que hagamos tiene que tener un objetivo detrás para que repercuta de forma positiva en el desarrollo de nuestra compañía.

Sí podemos decir sin embargo, que hay un buen número de iniciativas que a buen seguro suman en la mayoría de empresas.  Por ejemplo, implementar el uso de la videoconferencia en lugar de  realizar reuniones presenciales. Para ello, podemos optar por soluciones como Skype o Hangouts, que cubren cualquier necesidad en este ámbito. Dar este paso nos aportará una mayor comodidad y agilidad a la hora de estar conectados con nuestros clientes o socios, y nos ahorrará tiempo y recursos. Además nos permitirá estar conectados con posibles clientes a escala global.

Otra medida que la mayoría de empresas podría adoptar es la de tener comunicaciones internas entre trabajadores a través de chats digitales. Es conveniente en este caso valorar, a la hora de optar por un servicio u otro, que la herramienta nos permita la posibilidad de intercambiar también archivos y documentos,  ya que el objetivo de implementar medidas como esta no es sólo la conversación, sino tener una herramienta de trabajo más completa.

Y otro paso, también cada vez más necesario, es la de incorporar un servicios de cloud para almacenar en él toda la documentación de una compañía. Es una medida que agilizará procesos de trabajo y aumentará la seguridad de la compañía.

En definitiva, medidas y acciones hábiles para que se sumen la mayoría de compañías, sea cual sea su ámbito laboral, y que permitirán contar con unos mecanismos de trabajo más ágiles, una oficina más adaptada a las necesidades actuales y contar con una soluciones que nos ofrecerán  nuevas perspectivas de negocio, que sin ellas no serían posibles.