Una oficina sin papel es una oficina sostenible

El paso hacia la sostenibilidad es un movimiento que todas las compañías deberían dar más pronto que tarde. Ser sostenible ya no es una opción, sino que debería ser una obligación, y un buen paso en este sentido es decir adiós al papel.

Tomar esta decisión aportará a las compañías interesantes beneficios más allá de los relacionados con el medioambiente ya que se tendrá un lugar de trabajo más ordenado y por tanto más eficiente, mejorarán con ello los procesos de trabajo  y ahorrarán tiempo y espacio.

Ciertamente, es un proceso que requiere esfuerzo, planificación y tiempo, y quizás por ello, muchas compañías se muestran reacias a abordarlo. No saber cómo hacerlo o tener una gran cantidad de información y documentación en formato papel también suelen ser otros frenos para atrasar continuamente este proceso. Pero la buena noticia es que son muchas las herramientas existentes para llevar a cabo esta tarea con éxito, y con las pautas que te explicamos a continuación, hacerlo de forma exitosa y eficiente será más fácil:

El primer paso es contar con un sistema de escaneo adecuado a las necesidades de la compañía.

Lógicamente, es necesario también almacenar estos documentos escaneados, para que su acceso a ellos sea rápido, sencillo y accesible a todas las personas que deben poder consultarlos. Existen múltiples opciones para ello, siendo los sistemas cloud los más recomendables. En este caso, la seguridad es fundamental, por lo que, si bien todas las plataformas cloud son seguras, bien vale la pena asegurarnos que nuestros requisitos específicos a nivel de seguridad están cubiertos. Y a nivel de permisos, también es conveniente que ofrezca un abanico distinto de posibilidades, para ofrecer diferentes niveles de acceso a los usuarios.

Otra recomendación es la de tener un software de sistema de gestión documental (DMS), para administrar fácilmente los documentos escaneados. En este caso,  también existen diferentes soluciones según los requisitos necesarios.

Y  otro paso necesario, que nos permitirá ganar espacio y poder replantearnos incluso nuevas zonas para la oficina, es la destrucción de los documentos escaneados. Si realmente se opta por esta opción, lo mejor es valorar las prestaciones que ofrecen empresas dedicadas a esta tarea, que ofrecen certificados de garantías y seguridad, para que no haya ningún problema durante este proceso.

De esta manera, completado este proceso, tendremos una oficina más digital, más sostenible y adaptada a los nuevos tiempos.